Fonctionnalités détaillées

Tout ce dont vous avez besoin
pour placer vos experts

Dix modules pensés pour les cabinets de conseil et ESN spécialisés. Chacun répond à un besoin précis de votre quotidien.

Vivier Matching IA Shortlist PDF Pipeline Contrats Alertes Portail Conformité Analytique IA
Gestion vivier freelance
Module 01 · Vivier

Votre vivier d'experts,
enfin structuré

Vivelio centralise tous vos profils freelances dans une base de données structurée, enrichie automatiquement à l'import. Fini les CVs éparpillés dans vos emails et vos tableaux Excel.

  • Import intelligent déposez vos CVs (PDF, DOCX) et Vivelio extrait automatiquement les compétences, l'expérience, les certifications et les références clients.
  • Fiche enrichie chaque profil dispose d'un résumé en 5 compétences clés, d'un historique de missions, d'une note relationnelle et d'un champ d'historique libre.
  • Filtres avancés filtrez par spécialité, statut (disponible / en mission / à contacter), langues, TJM, tags technologiques et date de disponibilité.
  • Statuts de disponibilité Disponible, En mission, À contacter, Archivé — mis à jour manuellement ou via les alertes automatiques.
  • Tags technologiques Oracle, SAP, Agile, AMOA, Data, Cloud, Transition, International, Bilingue — et ajout de tags libres.

Données stockées par profil

  • Nom, email, téléphone, localisation, LinkedIn
  • Catégorie (Redshift / Spark), spécialité principale
  • Années d'expérience, TJM minimum, TJM cible
  • Langues parlées, tags multi-sélection
  • Fiche profil (5 compétences clés), historique & notes
  • Source (réseau direct / LinkedIn / recommandation / candidature)
  • Note relationnelle ⭐ 1-5, dernière prise de contact
  • Lien CV Google Drive, clients Spark placés
Import PDF/DOCX Extraction IA Filtres avancés Tags libres Sync Google Drive
Intelligence artificielle matching
Module 02 · Matching IA

Le bon expert
en quelques secondes

Décrivez votre besoin client en langage naturel — technologie, niveau d'expérience, contraintes de disponibilité, fourchette de TJM, langue requise. Vivelio analyse l'ensemble de votre vivier et présente les 5 profils les plus adaptés avec un score de compatibilité.

  • Langage naturel saisissez "Oracle Cloud Finance, senior, disponible en mai, TJM max 900€, bilingue FR/EN" et l'IA fait le reste.
  • Score de compatibilité chaque profil suggéré est accompagné d'un score et d'une explication des raisons du match.
  • Multi-critères simultanés l'IA croise compétences, disponibilité, TJM, langues, localisation et historique de missions en une seule analyse.
  • Pas de faux positifs les profils archivés ou en mission sans disponibilité confirmée sont automatiquement exclus.
  • Affinage interactif modifiez les critères en direct et les suggestions se mettent à jour instantanément.

« Avant, je passais 45 minutes à parcourir mes fichiers pour chaque besoin. Maintenant je décris le profil en 2 phrases et Vivelio me propose les bons candidats immédiatement. »

Responsable Placements · ESN spécialisée Oracle, Paris
Claude API Langage naturel Score de match Multi-critères Temps réel
Aperçu de la shortlist PDF générée automatiquement
Module 03 · Shortlist PDF

Une présentation client
en 30 secondes

Sélectionnez 2 à 5 profils dans votre vivier, précisez le contexte de la mission, et Vivelio génère automatiquement une présentation PDF soignée, prête à envoyer à votre client. Fini les 2h de mise en forme.

  • Reformulation IA les compétences de chaque profil sont réécrites pour correspondre exactement au contexte de la mission demandée par le client.
  • Format professionnel mise en page cohérente, aux couleurs de Vivelio (ou customisable à vos couleurs), avec logo, titre de mission et date.
  • Contenu généré résumé du profil, 5 compétences clés contextualisées, références clients pertinentes, disponibilité, TJM indicatif.
  • Anonymisation optionnelle masquez les noms et coordonnées pour les premières présentations client, avant confirmation d'intérêt.
  • Historique des shortlists chaque shortlist générée est archivée avec la date, le client et les profils inclus.

Contenu d'une shortlist type

  • Page de couverture : titre mission, date, nom du cabinet
  • 1 page par profil : résumé, 5 compétences clés, 3 références
  • Disponibilité confirmée et TJM indicatif
  • Langues, localisation, certifications clés
  • Option : photo ou initiales selon accord freelance
Génération PDF Reformulation IA Anonymisation Historique Branding cabinet
Pipeline commercial placement
Module 04 · Pipeline

Votre pipeline de placement
sous contrôle

Suivez chaque opportunité de placement, de l'identification du besoin à la signature du contrat. Vue Kanban, priorités et dates de relance pour ne plus jamais laisser traîner une opportunité.

  • 8 étapes Kanban Identification → Contact freelance → CV envoyé client → Entretien planifié → Entretien réalisé → Proposition faite → Gagné ✓ → Perdu ✗
  • Liaison vivier chaque opportunité est liée à un ou plusieurs profils du vivier, avec accès direct à leur fiche.
  • Priorité et TJM cible qualifiez chaque opportunité avec sa priorité (urgente / haute / normale) et le TJM cible pour calculer la marge potentielle.
  • Dates de relance programmez des rappels automatiques pour relancer le client ou le freelance à une date précise.
  • Taux de conversion visualisez combien d'opportunités passent de chaque étape, pour identifier où vous perdez des placements.

Métriques suivies

  • Nombre d'opportunités par étape
  • Durée moyenne de chaque étape
  • Taux de conversion global et par étape
  • CA potentiel (pipeline) vs CA réalisé
  • Marge brute estimée par opportunité
Vue Kanban 8 étapes Relances auto Taux conversion Marge estimée
Gestion contrats professionnels
Module 05 · Contrats

Contrats clients et fournisseurs
au même endroit

Centralisez tous vos documents contractuels — contrats cadres, missions, sous-traitance — avec suivi des dates clés, des avenants et des liens vers les fichiers originaux dans Google Drive.

  • Deux périmètres contrats clients (missions facturées) et contrats fournisseurs (sous-traitance freelance) dans deux tables liées mais distinctes.
  • Cycle de vie complet de la négociation à l'archivage, avec statuts (En négociation / Actif / Expiré / Archivé) et dates clés.
  • Avenants chaque modification contractuelle (prolongation, révision TJM, extension de périmètre) est tracée avec l'ancien et le nouveau montant.
  • Liaison Google Drive chaque contrat est lié directement au dossier Drive correspondant, pour accéder aux PDF originaux en un clic.
  • Suivi financier valeur HT, TJM, nombre de jours — pour calculer la marge réelle sur chaque placement.

Tables gérées

  • Clients (fiche entreprise, contact, secteur, CA estimé)
  • Contrats Clients (missions, contrats cadres, référence)
  • Fournisseurs (fiches partenaires, TJM, note partenariat)
  • Contrats Fournisseurs (sous-traitance, freelance)
  • Avenants (modifications, prolongations, révisions)
  • Factures et Devis (pipeline facturation)
Contrats clients Sous-traitance Avenants Google Drive Suivi financier
Notifications et alertes automatiques
Module 06 · Alertes

Ne manquez plus
aucune opportunité

Vivelio surveille en continu votre vivier, vos contrats et votre pipeline pour vous alerter au bon moment — quand un freelance se libère, quand un contrat approche de son terme, quand un profil n'a pas été contacté depuis trop longtemps.

  • Alertes disponibilité notification automatique quand la date de fin de mission d'un freelance approche, pour anticiper le renouvellement ou le replacement.
  • Relances vivier alerte sur les profils marqués "À contacter" qui n'ont pas eu d'interaction depuis X jours (configurable).
  • Expiration de contrats rappels automatiques J-60, J-30 et J-7 avant la date de fin de tout contrat client ou fournisseur.
  • Pipeline inactif notification quand une opportunité stagne dans la même étape depuis trop longtemps sans action.
  • Canal de notification alertes dans l'interface, par email, et bientôt par Slack.

« L'alerte J-30 sur les contrats m'a permis de préparer la prolongation d'une mission stratégique sans que le client ne soit relancé en urgence. C'est un confort opérationnel réel. »

Managing Director · Cabinet de conseil Oracle Cloud, Paris
Alertes temps réel J-60/J-30/J-7 Relances vivier Email & Slack Configurable
Portail freelance auto-service
Module 07 · Portail freelance

Vos consultants gèrent
leur propre profil

Chaque freelance de votre vivier dispose d'un accès personnel et sécurisé à Vivelio. Il met à jour lui-même ses disponibilités, son TJM, ses nouvelles certifications et ses documents. Vous restez informé en temps réel, sans avoir à relancer.

  • Mise à jour autonome — le consultant met à jour sa disponibilité, son TJM, ses langues et ses certifications directement depuis son espace.
  • Dépôt de documents — il téléverse son CV à jour, ses attestations de compétences, son Kbis ou sa carte professionnelle selon vos exigences.
  • Notification automatique — dès qu'un profil est modifié, vous recevez une alerte dans votre tableau de bord Vivelio.
  • Accès sécurisé et cloisonné — chaque consultant ne voit que son propre profil. Il ne peut pas accéder au reste de votre vivier ni à vos données commerciales.
  • Invitation simplifiée — envoyez un lien d'invitation en un clic depuis la fiche du consultant. Il crée son accès en moins de deux minutes.

« Depuis que nos consultants mettent à jour leur disponibilité directement dans Vivelio, nous n'envoyons plus d'emails "êtes-vous disponible pour le mois prochain ?". On voit tout en temps réel. »

Responsable Delivery · ESN spécialisée Cloud & Data, Lyon
Espace personnel Auto-service Dépôt documents Notifications Accès cloisonné
Gestion conformité contractuelle
Module 08 · Conformité & risques

Zéro risque de
requalification

Vivelio surveille en continu vos relations contractuelles avec vos freelances et vous alerte automatiquement dès qu'une situation s'approche des critères de requalification en contrat de travail. Protégez votre cabinet sans avoir besoin d'un juriste à temps plein.

  • Détection des seuils de durée — alerte automatique quand un freelance dépasse un seuil de présence continue chez un même client, selon les critères jurisprudentiels en vigueur.
  • Analyse des clauses contractuelles — vérification que les contrats de sous-traitance comportent les clauses obligatoires (autonomie, absence de lien de subordination, résultats attendus).
  • Documents manquants — rappel automatique pour les pièces obligatoires : Kbis, attestation URSSAF, assurance RC Pro, carte professionnelle.
  • Tableau de bord conformité — vue d'ensemble de l'état de conformité de l'ensemble de votre vivier actif, avec indicateurs vert/orange/rouge.
  • Historique des alertes — traçabilité complète des alertes émises et des actions correctives prises, utile en cas de contrôle.

Critères surveillés automatiquement

  • Durée de présence continue chez un même client final
  • Nombre de missions successives sans interruption
  • Documents d'indépendance à jour (Kbis, URSSAF, RC Pro)
  • Clauses contractuelles de sous-traitance conformes
  • Respect du délai de carence entre deux missions similaires
Anti-requalification Documents obligatoires Alertes conformité Tableau de bord Traçabilité
Tableaux de bord analytiques
Module 09 · Analytique avancée

Pilotez avec
des données, pas des intuitions

Vivelio transforme votre activité de placement en données exploitables. Taux de conversion, marges par mission, profils les plus demandés, performance par consultant commercial — tout ce dont vous avez besoin pour prendre les bonnes décisions.

  • Performance du vivier — quels profils sont les plus placés, les plus rentables, les plus demandés par vos clients ? Identifiez vos talents stratégiques.
  • Pipeline commercial — taux de conversion par étape, durée moyenne de placement, montant moyen des missions, répartition par client ou secteur.
  • Marges et rentabilité — suivi de la marge brute par mission (TJM client - TJM freelance), par client, par période. Vue consolidée du CA en cours et à venir.
  • Activité de l'équipe — nombre de profils contactés, de shortlists générées, d'entretiens planifiés par consultant commercial — sur n'importe quelle période.
  • Exports et rapports — générez des rapports PDF ou Excel pour vos réunions de direction, avec les indicateurs de votre choix sur la période souhaitée.

KPIs disponibles dans Vivelio

  • CA en cours, CA potentiel (pipeline), CA réalisé sur période
  • Marge brute moyenne et par client / mission / consultant
  • Taux de placement (opportunités gagnées / total)
  • Durée moyenne de placement (ouverture → signature)
  • Taux de disponibilité du vivier actif
  • Nombre de shortlists générées, taux de transformation
KPIs vivier Marges missions Pipeline Exports PDF/Excel Rapports direction
Intelligence artificielle briefing personnalisé
Module 10 · IA embarquée

Votre briefing du jour ne ressemble
à celui de personne d'autre

L'IA de Vivelio ne se contente pas de répondre à vos recherches. Elle analyse en continu votre vivier, vos opportunités, votre pipeline et votre historique pour vous livrer chaque matin un briefing personnalisé — différent de celui de votre collègue, calibré sur votre portefeuille précis.

  • Briefing matinal personnalisé — à chaque ouverture de session, l'IA vous présente vos 3 priorités du jour basées sur vos opportunités ouvertes, vos alertes et vos relances en attente.
  • Suggestions proactives — "Ce profil se libère dans 3 semaines et correspond à l'opportunité EGIS ouverte ce mois-ci. Souhaitez-vous générer une shortlist ?"
  • Analyse de tendances — l'IA détecte les patterns dans votre pipeline (profils qui convertissent mieux, clients qui signent plus vite, périodes creuses) et vous en informe.
  • Rédaction assistée — l'IA rédige des emails de relance, des synthèses de profil, des résumés de réunion et des compte-rendus d'entretien à partir de vos notes brutes.
  • Questions en langage naturel — "Quels sont mes profils Oracle disponibles en juin avec un TJM sous 850€ ?" — l'IA répond instantanément en croisant toutes vos données.

« Mon briefing du matin dans Vivelio prend 2 minutes. L'IA me dit exactement où concentrer mon énergie. C'est comme avoir un assistant qui a tout lu à ma place. »

Directrice de clientèle · Cabinet de conseil SAP/HCM, Paris
Briefing personnalisé Suggestions proactives Langage naturel Rédaction assistée Analyse tendances

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